Tugas Administrasi Dan Keahlian Yang Dibutuhkan Untuk Jadi Staff Admin

Tugas Administrasi adalah salah satu posisi yang umum dibutuhkan di berbagai kantor dan perusahaan yang fungsi utamanya adalah untuk mengorganisir berkas-berkas dan data yang dimiliki oleh perusahaan agar lebih mudah diakses oleh pegawai kantor yang lain. Jika saat ini Kalian sedang berburu pekerjaan di karir perkantoran, menjadi staff administrasi bisa jadi pilihan karena biasanya syarat untuk bisa melamar menjadi staff admin tidak membutuhkan latar belakang pendidikan yang terlalu spesifik, yang penting punya skill yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas keadministrasian yang dibutuhkan oleh perusahaan. Berikut akan diberikan gambaran umum mengenai tugas administrasi di sebuah perusahaan dan keahlian apa saja yang mesti dimiliki seseorang untuk bisa menjadi staff admin.


Pengertian administrasi

Sebelum masuk ke bagian tugas administrasi, Kalian bisa tahu terlebih dahulu apa itu yang dimaksud dengan administrasi. Secara umum administrasi adalah kegiatan yang dilakukan berhubungan dengan penyelenggaraan kebijakan atau keputusan-keputusan yang dibuat demi mencapai tujuan dari organisasi. Secara lebih spesifik yang masuk dalam kegiatan administrasi antara lain adalah kegiatan surat menyurat, ketik mengetik, catat mencatat, pembukuan, membuat dan mengatur agenda, dan hal-hal lainnya yang sifatnya adalah teknis dan berhubungan dengan tata usaha.

Yang termasuk dalam unsur administrasi terutama konteksnya dalam sebuah perusahaan antara lain adalah:

  1. Organisasi 
  2. Komunikasi
  3. Kepegawaian
  4. Manajemen
  5. Keuangan
  6. Tata usaha
  7. Perbekalan
  8. Public relation

Jika ada yang bilang menjadi staff admin di kantor adalah pekerjaan yang mudah, Kalian bisa membantahnya karena peran staff admin untuk memastikan operasional kantor tetap terorganisir dengan baik adalah hal yang sangat penting bag jalannya sebuah perusahaan. Staff administrasi memiliki tugas sebagai perencana, penyusunan, koordinasi, memberikan laporan, menyusun anggaran, pengaturan penempatan, dan sebagainya.

Tugas Administrasi yang Umum di Kantor

Secara umum seorang admin di dalam sebuah perusahaan atau organisasi bertanggung jawab atas hal-hal yang berhubungan dengan ketatausahaan operasional organisasi tersebut. Tapi setiap perusahaan maupun organisasi bisa memiliki job desc yang berbeda-beda untuk diberikan kepada staff adminnya sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Tapi pada umumnya jika Kalian ingin lebih tahu gambaran yang lebih jelas mengenai tugas administrasi di sebuah kantor berikut adalah beberapa tugas yang bisa jadi tanggung jawab staff admin:

1. Menerima panggilan telepon 
Tidak semua perusahaan harus memiliki customer service call center sendiri apalagi untuk perusahaan yang kegiatannya bukan menjual barang kepada konsumen. Untuk perusahaan seperti ini biasanya yang memiliki jatah tanggung jawab untuk menerima panggilan telepon adalah staff admin. Tugas administrasi untuk yang menjadi penerima telepon adalah memastikan bahwa komunikasi dilakukan dengan baik, sopan, dan profesional, bisa menjadi penghubung antara perusahaan dengan perusahaan lain, antar departemen yang ada di dalam organisasi perusahaan, dan mencatat hal-hal apa saja yang harus disampaikan atau diteruskan ke bagian perusahaan yang lain.

2. Merencanakan agenda kantor
Tugas administrasi selanjutnya adalah harus bisa berkoordinasi dengan departemen yang lain dalam membuat rencana agenda kegiatan kantor baik secara internal maupun eksternal. Semua proses kegiatan kantor harus tercatat dengan baik dan sistematis di bagian administrasi termasuk ketika membuat rencana anggaran, menentukan jadwal kegiatan, mengatur penggunaan fasilitas kantor, mengatur waktu pertemuan, dan lain sebagainya.

3. Entri data perusahaan 
Data yang dimiliki oleh perusahaan adalah informasi yang sangat penting dan juga sensitif sehingga harus diorganisir dengan baik. Bagian administrasi dalam sebuah perusahaan harus bisa memiliki sebuah sistem memasukkan data yang efektif dan efisien yang bisa diakses dengan mudah bagi yang membutuhkannya namun juga aman agar tidak bisa diakses oleh orang yang tidak berkepentingan atau tidak ada hubungannya dengan kegiatan internal perusahaan. Dalam urusan memasukkan data ke dalam sistem, staff admin bisa dibantu oleh departemen yang lain misalnya jika perusahaan memiliki manajemen gudang maka staff admin biasanya tinggal melakukan rekap data.

4. Melakukan pengarsipan data
Data yang disimpan suatu saat akan dibutuhkan untuk dianalisis, sebagai data untuk melakukan perencanaan, sebagai referensi, hingga digunakan sebagai data publikasi agar perusahaan memiliki kegiatan operasional yang transparan dan bisa dipertanggungjawabkan. Dengan demikian agar data bisa diakses dengan mudah, Kalian yang nantinya punya tugas administrasi harus bisa membuat sistem atau menggunakan sistem yang sudah dalam pengarsipan baik yang dilakukan secara manual, digital, maupun menggabungkan keduanya.


Keahlian yang Dibutuhkan Untuk Menjadi Seorang Staff Admin

Untuk menjalankan tugas administrasi tentunya seseorang harus bisa memiliki keahlian yang diperlukan. Keahlian-keahlian yang dimiliki oleh staff admin memang bisa didapatkan dengan cara belajar sambil bekerja di kantor sebagai staff admin, apalagi perusahaan juga biasanya memiliki program pengembangan SDM dengan memberikan pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan bidang kerja karyawan. Tapi jika Kalian sudah memiliki keahlian ini sejak awal saat melamar pekerjaan sebagai staff admin maka tentunya perusahaan akan memberikan nilai plus pada lamaran Anda.

Berikut adalah beberapa macam keahlian yang wajib dimiliki oleh seorang staff admin:

1. Hard skills
Hard skills adalah keahlian yang bisa diajarkan atau keahlian-keahlian yang bisa dengan mudah didapatkan dengan cara berlatih baik dilatih orang lain lain atau melatih diri sendiri. Untuk menjalankan tugas administrasi maka seseorang harus memiliki hard skills beberapa di antaranya adalah:

  • Menggunakan program perangkat lunak kalkulasi misalnya MS Excel
  • Mengoperasikan mesin fax, internet, dan juga aplikasi offices lainnya
  • Menggunakan perangkat lunak sistem entri data yang dimiliki oleh perusahaan
  • Desktop publishing
  • Manajemen dokumen 
  • Memproses pembelian dan penjualan
  • Membuat transkrip
  • dan lainnya

2. Soft skills
Sedangkan soft skills adalah atribut personal yang memungkinkan seseorang untuk berinteraksi dengan efektif dan harmonis dengan orang lain. Dalam ruang lingkup tugas administrasi, beberapa soft skills yang harus dimiliki oleh staff admin antara lain adalah:

  • Memiliki ketelitian yang baik
  • Tidak gentar di bawah tekanan
  • Kemampuan komunikasi yang baik dalam hal menjawab telepon, menyampaikan pesan ke orang lain, berhubungan dengan klien, melayani komunikasi dengan konsumen, dan sebagainya baik secara lisan maupun secara tulisan, baik secara personal maupun ketika di hadapan orang banyak
  • Memiliki kemampuan berorganisasi yang baik dan manajemen waktu yang disiplin karena pekerjaan admin seharusnya tidak menghambat roda operasional perusahaan dengan proses yang berjalan dengan lamban
  • Memiliki kemampuan analisa yang baik untuk kegiatan perencanaan serta memecahkan masalah ketika berhadapan dengan isu-isu administratif.

Itulah penjelasan mengenai tugas administrasi yang biasanya ada di perusahaan, yang bisa berbeda-beda di setiap perusahan. Jika Kalian berminat untuk melamar pekerjaan di bagian admin maka pastikanlah Kalian memiliki keahlian yang dibutuhkan di atas karena tugas bidang admin bukanlah tugas yang mudah seperti bayangan banyak orang.

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel